Matrizes de Priorização (GUT, REI, BASICO) - Práticas e muito úteis
Introdução
Tomar decisões e priorizar esforços estão dentre as principais e mais importantes atribuições de gestores e empreendedores e a frequência com que estas atividades ocorrem está diretamente relacionada com o nível de projetos e iniciativas que estão sendo conduzidos pelas organizações.
Por outro lado, cresce nas organizações a adoção de abordagens colegiadas e multidisciplinares para a tomada de decisões com intuito de produzir avaliações que tragam diferentes perspectivas, ao mesmo tempo em que produzem o engajamento e comprometimento de um número maior de pessoas. Mesmo dentro do mesmo departamento é comum observar a participação de funcionários de diferentes cargos e níveis de decisão para avaliar problemas, processos ou para discutir alternativas, ações e encaminhamentos.
Com intuito de facilitar este processo de análise e de priorização de ações, recursos e pessoas tem sido utilizado com grande eficácia aquilo que denominamos Matrizes de Priorização. Tratam-se de ferramentas na foram de tabelas multicritérios que geram pontuações, que traduzem de forma quantitativa a avaliação dos decisores sobre os critérios escolhidos.
As matrizes de priorização – apesar de variarem em seus critérios e ponderações - servem para priorização e tomada de decisão com base em critérios e graus de importância pré-definidos, buscando criar uma abordagem mais quantitativa e imparcial. É na imparcialidade que reside a grande força destas ferramentas, pois impede a escolha final das prioridades ancorada exclusivamente na influência e opiniões pré-concebidas de um decisor.
Trazemos para neste texto três diferentes matrizes de priorização, as quais são: matriz GUT, matriz REI e matriz BASICO. Conheça a seguir as características de cada uma e assim como a EXCENT, incorpore estas ferramentas nas suas atividades dentro da empresa, repartição pública ou mesmo de sua casa.
1. Matriz GUT
Uma das matrizes de priorização é a Matriz GUT. Esta ferramenta gerencial é uma forma de se tratar problemas com objetivo de priorizá-los. Leva em conta a gravidade (G), a urgência (U) e a tendência (T) de cada problema. Estes três critérios são melhor descritos abaixo:
Gravidade (G) - é o impacto do problema sobre coisas, pessoas, resultados, processos ou organizações e efeitos que surgirão no longo prazo, caso o problema não seja resolvido;
Urgência (U) - é a relação com o tempo disponível ou necessário para resolver o problema;
Tendência (T) - é o potencial de crescimento do problema, a avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema.
A pontuação deverá ser de 1 a 5 para cada dimensão da matriz, permitindo classificar em ordem decrescente de pontos os problemas a serem atacados em melhorias de processo. Este tipo de análise deverá ser feito pelo grupo de melhoria com os colaboradores do processo, de forma a estabelecer a melhor priorização dos problemas.
Procurando reduzir a subjetividade na atribuição de notas, sugere-se no Quadro 1 uma relação de descrições associadas a cada nota e para cada um dos três critérios.
Quadro 1 – Critérios da matriz GUT
Tendo sido atribuídas as notas para cada critério, multiplicam-se as mesmas (G*U*T) e tem-se um resultado final para cada problema avaliado. O último passo é organizá-los do maior para o menor, sendo que no topo da lista estarão os problemas com maior pontuação, ou seja, aqueles que deverão ser priorizados pela empresa.
2. Matriz REI
A matriz REI é construída com base nos critérios resultado (R), exequibilidade (E) e investimento (I) e é bastante adequada para selecionar projetos ou soluções propostas, procurando maximizar os resultados obtidos, como o menor esforço possível. No campo do esforço, desdobram-se os critérios exequibilidade e investimento. Os critérios são abaixo descritos e a descrição de sua ponderação é apresentada no Quadro 2:
Resultado (R) – trata do impacto que a proposta adotada teria sobre os problemas ou dificuldades que estão sendo objeto original da análise, ou sobre a causa raiz do problema e seus efeitos;
Exequibilidade (E) – este critério procura antecipar as dificuldades de implantação de cada proposta, considerando aspectos como adesão interna da equipe, grau de mudança em processos e políticas, atendimento a normas legais, impactos nos stakeholders, complexidade técnica e tecnologia, dentro outros aspectos qualitativos e estratégicos;
Investimento (I) – este critério tende a ser o mais objetivo, por necessariamente mensurável, apesar de estimado. Trata de todos os gastos adicionais envolvidos na implantação de cada proposta avaliada.
Quadro 2 – Critérios da matriz REI
O grupo que esta avaliando cada uma das alternativas/ propostas deve atribuir três notas, sendo uma para cada critério REI, conforme sugerido no Quadro 2. Na matriz REI as notas são ímpares e buscam eliminar um pouco da subjetividade que estaria em tentar graduar aspectos positivos ou negativos, caso fossem adicionados os valores 2 e 4.
Tendo sido atribuídas as notas para cada critério, multiplicam-se as mesmas (R*E*I) e tem-se um resultado final para cada problema avaliado. O último passo é organizá-los do maior para o menor, sendo que no topo da lista estarão as alternativas (propostas) com maior pontuação, ou seja, aqueles que deverão ser implantadas primeiramente pela empresa pela sua melhor relação benefício/esforço.
3. Matriz BASICO
Semelhante às matrizes GUT e REI, esta matriz é muito mais detalhada, permitindo um refinamento de sua análise da priorização das soluções que devem ser buscadas com o objetivo de equacionar o melhor custo benefício com as necessidades dos clientes. Os critérios adotados na matriz formam a palavra BASICO, cujas letras significam: benefícios para a organização (B); abrangência (A); satisfação do cliente interno (S); investimentos requeridos (I); cliente externo satisfeito (C); e operacionalidade simples (O).
Para cada item, deve-se atribuir uma nota de 1 a 5. Ao somá-las, você saberá qual a sua prioridade ao montar um plano de ações de melhorias no processo. Veja o que analisar em cada aspecto:
Benefícios para a organização (B) - trata de como solucionar este problema poderá trazer reduções de custos, aumento de produção ou redução de erros e defeitos;
Abrangência (A) - corresponde a quantidade de colaboradores que serão beneficiados com a solução;
Satisfação do cliente interno (S) - consiste no nível de satisfação que será percebido pelos colaboradores com a solução deste problema;
Investimentos requeridos (I) – pondera qual o valor de recursos que será preciso destinar para a melhoria deste processo;
Cliente externo satisfeito (C) – critério que avaliar qual será o efeito sobre o cliente externo;
Operacionalidade (O) - quais serão as dificuldades para por o projeto de melhoria em prática? Analise fatores como resistência à mudança, aspectos sócio-culturais, tecnologia necessária, simplicidade de implantação e facilidade de uso, por exemplo.
Quadro 3 – Critérios da matriz BASICO
Depois de entendidos os critérios da matriz BASICO para classificação das soluções, monte uma tabela com os critérios (B, A, S, I, C, O) nas linhas e os valores que serão atribuídos (1, 2, 3, 4, 5) nas colunas, formando uma tabela (matriz). Deve-se alocar cada proposta na matriz BASICO de acordo com o grau de importância em cada quesito. Ou seja, cada solução deve ser analisada separadamente tomando sempre como base todos os critérios.
Tendo sido analisadas as propostas, prioriza-se a que tiver maior pontuação na soma de todos os atributos (B+A+S+I+C+O). Em caso de empate, destaca-se o fator C (Clientes) e persistindo o mesmo, o desempate é feito sucessivamente através dos demais itens restantes: B, I, O, A e S.
Considerações Finais
Estas ferramentas para inúmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir uma utilização fácil, que pode ser manuseada por qualquer funcionário, permitindo análises em grupos com diversos níveis e tipos de formação e experiência. Aprenda a identificar os problemas (conheça nosso curso de Análise e Solução de Problemas em Processos) que devem ser analisados e faça um ótimo proveito das matrizes GUT, REI e BASICO. Elas com certeza irão auxiliar a priorizar as ações e projetos a serem executadas para acabar com diversos problemas em sua empresa.
